Systém Administrace
← Zpět na přehled manuálů⬇ Stáhnout PDF

Manuál: Zástupce pověřené osoby – PO

Instituce: Pověřená organizace (PO)
Role: Zástupce pověřené osoby

Manuál je samonosný — obsahuje i registraci a přihlášení. Společné scénáře viz manuál Společné funkcionality.

Postavení role

Zástupce pověřené osoby zastupuje pověřenou osobu pověřené organizace a má shodná oprávnění s rolí Pověřená osoba – PO s jedinou výjimkou: nemůže přiřazovat roli Zástupce pověřené osoby (tu přiřazuje výhradně pověřená osoba). Postup, obrazovky i diagramy jsou shodné s manuálem Pověřená osoba – PO a jsou níže shrnuty s ukázkami.

Scénář 1: Registrace zástupce přes NIA (pozvánka pověřené osoby)

Předpoklady: Pověřená osoba vás pozvala do systému a přiřadila pod pověřenou organizaci (viz Scénář 3). Roli Zástupce pověřené osoby vám následně přidělí pověřená osoba — tuto roli může přiřadit pouze pověřená osoba, a to až poté, co jste registrováni pod institucí a viditelní v seznamu uživatelů.

Kroky:

  1. Otevřete e‑mail s pozvánkou ze Systému Administrace a klikněte na registrační odkaz (platný 7 dní).
  2. Zvolte preferovaný způsob ověření identity přes NIA (Národní identitní autorita, nejčastěji Bankovní identita, kde stačí účet u české banky) a dokončete ověření.
  3. Potvrďte formulář „Souhlas s předáním následujících údajů pro: Systém Administrace" kliknutím na Souhlasím (doporučujeme zvolit možnost trvalého souhlasu).
  4. Vyplňte registrační formulář: Email (povinný údaj) a nepovinné Telefonní číslo a klikněte na Registrovat.
  5. Zkontrolujte e‑mailovou schránku a klikněte na potvrzovací odkaz v e‑mailu.
  6. Z důvodu bezpečnosti systém vyžaduje opětovné ověření identity přes NIA — klikněte na tlačítko Identita občana a ověření dokončete.

Výsledek: Jste registrováni a přiřazeni pod pověřenou organizaci. Po přidělení role Zástupce pověřené osoby pověřenou osobou máte odpovídající oprávnění (např. zobrazení seznamu uživatelů v instituci, kde působíte jako zástupce).

Scénář 2: Přihlášení

  1. Otevřete adresu Systému Administrace https://sysa.mzd.gov.cz/.
  2. (1) Identita občana — doporučeno: klikněte na modré tlačítko Identita občana a ověřte se přes NIA.
  3. (2) nebo Email + Heslo: vyplňte Email a Heslo a klikněte na Přihlásit.

Přihlášení

Výsledek: Zobrazí se hlavní obrazovka s nabídkou dle role.

Hlavní obrazovka po přihlášení

Scénář 3: Správa osob a oprávnění

Krok 1 — Menu instituce: Vpravo nahoře klikněte na Menu (resp. ikonu domečku) — obsahuje Seznam uživatelů (1), Profil instituce (2), Registrace zařízení (3).

Menu instituce

Pozvání uživatele a přiřazení do zařízení:

  1. Otevřete Seznam uživatelů a v rozbalovacím Seznamu institucí vyberte instituci, ke které chcete uživatele přiřadit (zobrazují se jen instituce, které spravujete).
  2. Klikněte na Přidat uživatele.
  3. V modálním okně vyberte roli z nabídky (Garant vzdělávání, Referent pro účastnické žádosti …) a vyplňte pole Email — lze zadat i více adres najednou (max. 10) pro hromadné pozvání.
  4. Klikněte na modré tlačítko Odeslat pozvánku — systém potvrdí úspěšné odeslání.

Seznam uživatelů

Každý pozvaný obdrží pozvánku na uvedený e‑mail; přehled odeslaných pozvánek je v části Přehled odeslaných pozvánek. Registrační odkaz je platný 7 dní. Uživatelé, kteří pozvánku přijali, se zobrazí v Seznamu uživatelů — dvojklikem na řádek otevřete Detail uživatele.

Přidání a odebrání role:

  1. V Seznamu uživatelů vyhledejte uživatele a dvojklikem na řádek otevřete jeho Detail.
  2. Klikněte na Přidat roli, ze seznamu vyberte roli a podle potřeby doplňte poznámku (nepovinné pole).
  3. Volbu potvrďte tlačítkem Přidat. Roli lze odebrat kliknutím na červenou ikonu odpadkového koše (odebraná role nezmizí, doplní se jí datum a čas ukončení platnosti).

Výsledek: Osoby PO mají přiřazené role a přístup.

Rozdíl oproti pověřené osobě: zástupce nemůže přiřadit roli Zástupce pověřené osoby — tu přiřazuje pouze pověřená osoba. Roli pověřené osoby nelze přidat ani změnit ručně; případnou změnu řeší podpora Systému Administrace.

Scénář 4: Správa uživatelského profilu

  1. Vpravo nahoře klikněte na ikonu uživatele (panáček) a zvolte Profil uživatele.
  2. Systém zobrazí váš profil s osobními údaji. Údaje jsou načítány v minimálním nezbytném rozsahu; údaje z centrálních registrů se získávají automaticky jen tehdy, jsou‑li pro daný proces nezbytné.
  3. Podle potřeby doplňte nebo upravte kontaktní údaje (telefonní číslo, další e‑mailovou adresu) a zkontrolujte správnost svých osobních údajů.

Výsledek: Uživatelský profil je aktuální.

Scénář 5: Náhled na žádosti školenců a jejich revize

Kroky:

  1. V menu Žádosti → Seznam žádostí (resp. Účastnické žádosti) zobrazte žádosti podané k PO; můžete využít filtry a vyhledávání. Vidíte pouze žádosti a data vztahující se k vaší instituci.

V menu Žádosti jsou tři různé přehledy — nezaměňujte je: - Moje žádosti — žádosti, které jste podali vy sami jako fyzická osoba. S agendou organizace nesouvisí. - Seznam žádostí — hlavní pracovní přehled: žádosti procházející celým řízením (Podána · Kontrola správnosti · Odeslána garantovi · Schválena atd.). - Žádosti EZP — jiný přehled: žádosti podané elektronicky přes EZP, které mají jen stavy Podaná v EZP a Zamítnutá v EZP.

K čemu Žádosti EZP slouží. Je to historická agenda — žádosti podané do předchozího systému, jehož je Systém administrace nástupcem. Slouží jen k dohledání, nepracuje se s nimi. Detail se otevře kliknutím na řádek a nabízí pouze Detail školence · Náhled · Stáhnout · Stáhnout všechny přílohy · Tisk · Zavřít — žádnou akci, která by žádost změnila nebo posunula. Položku vidí každý, kdo má v navigaci Žádosti.

Nad tabulkou jsou ovládací prvky Sloupce (výběr zobrazených sloupců), Vymazat filtry, Pohledy (uložení vlastní kombinace filtrů) a přepínač Zobrazit pouze žádosti za poslední rok — jeho zapnutím omezíte přehled na poslední rok, vypnutím zobrazíte i starší žádosti. Pořadí sloupců lze přeskádat tlačítkem Posunout sloupec v jejich záhlaví.

Sloupce přehledu: Číslo žádosti/Externí ID · Aktuální stav · Stav stanoviska garanta · Omluvenka · Stav Omluvenky · Žadatel · Datum narození · Žádost · Obor · Kmen · Vytvořeno · Podáno · Termín zkoušky od · Termín zkoušky do · Zpracovatel · Garant · Instituce – krátký název · Instituce · Typ pracovníka · Získané vzdělání · Poznámka zpracovatele. Sloupec Stav stanoviska garanta nabývá hodnot Nevyžádán, Vyžádán a Vyhotoven.

Seznam žádostí

  1. Klikněte na žádost (resp. na jméno žadatele) → otevře se Detail žádosti se všemi informacemi a přílohami. V části Žadatel klikněte na odkaz Detail školence — zobrazí se základní informace o školenci, seznam jeho zařazení a seznam jeho žádostí (jen data vaší instituce).

Detail školence se žádostí o zařazení

  1. V dolní části detailu žádosti jsou akční tlačítka (zobrazují se dynamicky podle aktuálního stavu žádosti). Vytvořte připomínky, nebo proveďte příslušnou operaci: - Kontrolovat žádost — převede žádost do stavu Kontrola (zahájení zpracování). - Požadavek na doplnění žádosti — vrátí žádost žadateli; do textového pole uveďte, jaké informace či dokumenty je nutné doplnit. - Schválit žádost (ze stavu Kontrola) — žádost přejde do stavu Schválená a nelze ji dále upravovat. - Zamítnout žádost (ze stavu Kontrola) — žádost přejde do stavu Zamítnutá a nelze ji dále upravovat. - Zrušit žádost — vzetí žádosti zpět (auditní stopa zůstává); tuto možnost využívá primárně sám žadatel.

Sekce žádosti nejsou při vracení k doplnění standardně zamykány — žadatel může po vrácení doplnit vše, co je potřeba. Potřebujete‑li přesto některou sekci před vrácením uzavřít, přepněte u ní ikonu zámku ještě ve stavu Kontrola správnosti; po vrácení k doplnění už zámek přepnout nelze. Zamčenou sekci proto zamykejte jen tehdy, když do ní žadatel opravdu nemá zasahovat.

Výsledek: Žádost je posouzena a převedena do cílového stavu; žadatel je o výsledku informován a změna je viditelná v detailu žádosti.

Po schválení, zamítnutí nebo zrušení je stav žádosti nevratný — tyto operace volte až po řádné kontrole. Případnou změnu stavu řeší podpora Systému Administrace.

Diagram 1

Scénář 6: Zařazení školence a vydání e‑Indexu

Zařazení lze vytvořit dvěma způsoby — standardně z podané žádosti o zařazení, nebo ručně (mimo standardní tok).

A) Standardní zařazení z podané žádosti

Předpoklad: Školenec podal vyplněnou žádost o zařazení do základního oboru; bez podané žádosti nelze e‑Index vydat.

  1. Z Detailu školence (viz Scénář 5) přejděte do sekce Zařazení (resp. Žádosti) a klikněte na tlačítko Vydat eIndex.
  2. Otevře se okno Nové zařazení školence s údaji předvyplněnými z žádosti (šedá pole nelze upravovat). Jedná‑li se o rekvalifikanta, zaškrtněte Rekvalifikant.
  3. Zkontrolujte a případně upravte Specializaci – variantu vzdělávacího programu.
  4. Zkontrolujte a případně upravte Kmen – variantu vzdělávacího programu.
  5. Zkontrolujte a případně upravte Datum zařazení od.
  6. Klikněte na modré tlačítko Potvrdit zařazení — zobrazí se Detail školence s novým zařazením.

B) Ruční vytvoření nového zařazení

Slouží k založení zařazení mimo standardní tok (bez vazby na předvyplněnou žádost).

  1. V sekci Zařazení klikněte na tlačítko Vydat eIndex — systém zobrazí formulář pro vytvoření zařazení.
  2. Vyberte typ pracovníka a klikněte na Načíst.
  3. Vyberte Pověřenou organizaci.
  4. Vyberte Obor; podle potřeby zaškrtněte volbu Rekvalifikant nebo Bez povinnosti kmene.
  5. Ze zobrazených Specializací – variant vzdělávacího programu vyberte jednu variantu (je‑li dostupná pouze jedna, je automaticky předvybrána).
  6. Vyberte Kmen.
  7. Z nabídnutých kmenových variant vzdělávacího programu vyberte jednu (je‑li dostupná pouze jedna, je automaticky předvybrána).
  8. Zadejte Datum zařazení od.
  9. Klikněte na modré tlačítko Potvrdit zařazení — systém zobrazí potvrzení; nové zařazení je vidět v Detailu školence i v záložce Seznam školenců.

Výsledek: Školenci je vydán e‑Index a je zařazen do oboru.

Školenec může mít v jednom okamžiku platná nejvýše 2 zařazení.

Okno „Nové zařazení školence" (z Detailu školence tlačítkem Vydat eIndex)

Okno Nové zařazení školence (varianta A i B) se otevírá z Detailu školence tlačítkem Vydat eIndex (předpokládá školence s podanou žádostí o zařazení v evidenci organizace). Obsahuje pole Typ pracovníka (tlačítkem Načti se doplní navazující nabídka), Pověřená organizace, přepínače Bez povinnosti kmene a Rekvalifikant, výběr Oboru a Datum zařazení od; zařazení se dokončí tlačítkem Potvrdit zařazení (volitelně Ke kontrole).

Co znamená volba Ke kontrole. Zaškrtnete‑li ji při potvrzení zařazení, e‑Index se ještě nevydá a zůstane ve stavu Vydávání eIndexu. V tomto stavu můžete v záložce Stáže u jednotlivých stáží upravit délku (ikona tužky ve sloupci Délka stáže) a stáž označit tlačítkem Neprovádět. V detailu e‑Indexu je pak nahoře tlačítko Vydat eIndex. Dokud je e‑Index v tomto stavu, můžete ho ještě zneplatnit (viz Zneplatnění e‑Indexu ve stavu Vydávání eIndexu níže).

Zneplatnění e‑Indexu ve stavu Vydávání eIndexu

Vznikl‑li e‑Index omylem (špatný obor, kmen nebo datum zařazení) a je ještě ve stavu Vydávání eIndexu (zařazení bylo potvrzené s volbou Ke kontrole), můžete ho zneplatnit sami:

  1. Otevřete Detail školence a v tabulce Zařazení najděte řádek e‑Indexu ve stavu Vydávání eIndexu.
  2. Na začátku řádku klikněte na červenou ikonu (1); po najetí myší se zobrazí nápověda Zneplatnit zařazení. Ikona je jen u zařazení v tomto stavu.
  3. Systém otevře okno Zneplatnit zařazení školence s dotazem „Opravdu chcete zneplatnit zařazení školence na e‑Indexu …?" Potvrďte tlačítkem Ano (1); volbou Ne se vrátíte bez změny.
  4. Zařazení přejde do stavu Zneplatněný (1), ve sloupci Zařazen do se doplní datum a čas zneplatnění a ikona z řádku zmizí.

Detail školence – ikona Zneplatnit zařazení u e‑Indexu ve stavu Vydávání eIndexu

Okno Zneplatnit zařazení školence

Zneplatněné zařazení

Hláška „Nastala neznámá chyba." po potvrzení. Systém ji zatím zobrazuje, i když zneplatnění proběhlo. Než akci zopakujete nebo se obrátíte na podporu, obnovte Detail školence a podívejte se na stav — je‑li Zneplatněný, je hotovo.

e‑Index v jiném stavu (například Přiřazování školitele) v systému zneplatnit nejde — ikona u něj není. Obraťte se na Podporu SYSA, která zajistí opravu u dodavatele. Ve verzi 1.22 se možnost zneplatnění rozšíří až do stavu Sestavování vzdělávacího plánu.

Scénář 7: e‑Index, vzdělávací plán a schválení přihlášky ke zkoušce

Kroky:

  1. V menu Školenci a školitelé → Seznam školenců (sloupce e‑Index · Pověřená organizace · Zařízení · Jméno školence · Obor · Jméno školitele · Vydáno · Stav vzdělávání) otevřete Detail školence a v seznamu e‑Indexů klikněte na požadovaný e‑Index → Detail e‑Indexu.

Detail e‑Indexu

Co Detail e‑Indexu obsahuje:

Záložka Sloupce
Stáže Název stáže · Zařízení · Pracoviště · Úvazek (v hodinách týdně) · Datum od – do · Naplánoval / Potvrdil · Stav; níže sekce Plán a průběh stáží a tabulka Stáže dle vzdělávacího programu (Obor · Délka stáže)
Kurzy Název · Délka · Podmínky platnosti · Datum absolvování · Organizátor · Příloha · Platnost do · Stav
Výkony Název výkonu · Počet výkonů (dle vzdělávacího plánu) · Počet výkonů skutečnost · Stav · Potvrzení školitele
Akce Název · Datum konání · Organizátor · Rozsah · Popis · Doklad · Stav

Záložka Akce je rozdělená na části Kmen a Vlastní specializovaný výcvik.

  1. Zvolte variantu vzdělávacího plánu (teorie) a upravte plán stáží Stáže dle vzdělávacího programu (praxe) — v záložkách Stáže / Kurzy / Výkony / Akce.

Vzdělávací plán školence

  1. Přihlášky ke kmenové / atestační zkoušce školenců schvalte — žádosti typu Přihláška k atestační zkoušce v detailu školence (resp. menu Zkoušky / Žádosti).

Přihláška ke zkoušce v žádostech školence

Výsledek: Vzdělávací plán je nastaven; přihlášky ke zkoušce schváleny.

Další agendy zástupce pověřené osoby (Akreditace, Kurzy a stáže, Zkoušky)

Zástupce má shodná oprávnění s pověřenou osobou, a v horním menu proto najde i následující agendy.

Akreditace — žádosti o akreditaci vzdělávacího programu

Pověřená organizace podává a spravuje vlastní žádosti o akreditaci:

  1. Novou žádost založíte v menu Akreditace → Nová žádost (nebo tlačítkem Nová žádost v Seznamu akreditací). Vyplnění částí žádosti a její odeslání probíhá stejně jako u akreditovaného zařízení — podrobný postup viz manuál Pověřená osoba – AZ, Scénář 4 (včetně známých obchvatů a kontroly vygenerovaných PDF).
  2. Podané žádosti i udělené akreditace sledujete v Akreditace → Seznam akreditací; položka Žádosti o akreditace vede na tentýž přehled. Sloupce: Číslo žádosti · Název akreditace · Datum podání · Obor · Spec. vzdělávání · IČO · Instituce · Místo poskytování · Stav akreditace · Platnost do · L/NL · T/T+P (L/NL = obor lékařský / nelékařský, T/T+P = rozsah teoretická / teoretická + praktická část). Řadí a filtruje se po sloupcích; zobrazené sloupce upravíte tlačítkem Sloupce, filtry zrušíte tlačítkem Vymazat filtry. Kliknutím na řádek otevřete detail akreditace — v hlavičce jsou mimo jiné kontaktní osoba, adresa a telefon zařízení, druh akreditace, IČO, věstník a statutární zástupci.
  3. Menu Akreditace dále nabízí jako podklady žádostí Seznam školitelů a lektorů (záložky Školitelé / Lektoři; sloupce ID · Školitel · Zařízení · Počet platných akreditací · Počet rozpracovaných akreditací · Životopis · Vytvoření životopisu · Verze životopisu) a Seznam smluvních zařízení s položkou Nové smluvní zařízení pro jeho zadání.

Kurzy a stáže — potvrzování kurzů a akcí

V menu Kurzy a stáže má zástupce pracovní fronty pro potvrzování položek absolvovaných školenci:

Dále jsou zde:

Zkoušky — termíny, komisaři, omluvenky

V menu Zkoušky má zástupce k dispozici administraci zkoušek:

Podrobný postup práce s termíny zkoušek (účastníci, pozvánky, hodnocení, omluvy a neúčast) popisuje manuál Referent pro účastnické žádosti – PO (jde o tytéž obrazovky).

Pojmy

Celkový průchod zástupce pověřené osoby systémem

Diagram 2
← Zpět na přehled manuálů