Systém Administrace
← Zpět na přehled manuálů⬇ Stáhnout PDF

Manuál: Pověřená osoba – AZ

Instituce: Akreditované zařízení (AZ)
Role: Pověřená osoba

Manuál je samonosný — obsahuje i přihlášení. Společné scénáře viz též manuál Společné funkcionality.

Co pověřená osoba AZ v systému dělá

Pověřená osoba je správce akreditovaného zařízení v systému. Dle ACL:

Scénář 1: Přihlášení

  1. Otevřete adresu Systému Administrace https://sysa.mzd.gov.cz/.
  2. (1) Identita občana — doporučeno: klikněte na modré tlačítko Identita občana a ověřte se přes NIA (např. Bankovní identita).
  3. (2) nebo Email + Heslo: vyplňte Email a Heslo a klikněte na Přihlásit.

Přihlášení

Hlavní obrazovka po přihlášení (nabídka dle role)

Pozn.: Pokud ještě nemáte v SA účet, nejprve proveďte registraci uživatele a registraci zařízení — viz Scénář 2.

Scénář 2: Onboarding — registrace uživatele a registrace zařízení (Profil instituce)

Předpoklady: Osoba, která se má stát pověřenou osobou zařízení, dosud nemá v SA účet.

Registrace uživatele do systému (přes NIA):

  1. Otevřete adresu Systému Administrace https://sysa.mzd.gov.cz/ a na úvodní stránce klikněte na Nemáte účet? Registrujte se.
  2. V registračním formuláři zaškrtněte pole Zástupce instituce (budete v systému vystupovat jako zástupce instituce) a klikněte na Identita občana.
  3. Zvolte preferovaný způsob ověření přes NIA (nejčastěji Bankovní identita — stačí účet u české banky) a dokončete ověření identity.
  4. Potvrďte formulář Souhlas s předáním údajů pro: Systém Administrace kliknutím na Souhlasím (doporučeno zvolit možnost trvalého souhlasu).
  5. Vyplňte pole Email (povinné, doporučen pracovní e‑mail zařízení) a nepovinně telefonní číslo, klikněte na Registrovat.
  6. Zkontrolujte e‑mailovou schránku a klikněte na potvrzovací odkaz z e‑mailu ze Systému Administrace.
  7. Z bezpečnostních důvodů systém vyžaduje opětovné ověření identity — klikněte na Identita občana a ověření dokončete. Po úspěšném ověření jste přihlášeni.

Registrace zařízení (IČO a datová schránka):

  1. Vpravo nahoře klikněte na tlačítko Menu — obsahuje Seznam uživatelů (1), Profil instituce (2) a Registrace zařízení (3).

Menu instituce

Pozn.: Pokud tlačítko Menu / Registrace zařízení nevidíte, byli jste pravděpodobně zaregistrováni s rolí Školenec — otevřete přímo adresu https://sysa.mzd.gov.cz/registrace-zarizeni a znovu se ověřte přes Identitu občana.

  1. Zvolte Registrace zařízení, zadejte IČO (1) a klikněte na Načíst údaje (2) — systém ověří IČO proti národním registrům (ARES/NRPZS) a doplní údaje zařízení.

Registrace zařízení

  1. Zkontrolujte zobrazenou datovou schránku zařízení (do ní systém odešle registrační zprávu) a klikněte na Registrovat zařízení. (Pokud datová schránka neodpovídá, nebo je zařízení už registrované či má odeslanou pozvánku od jiného uživatele, kontaktujte podporu Systému Administrace.)
  2. Do datové schránky zařízení přijde zpráva s PDF přílohou — otevřete ji a v PDF dokumentu klikněte na tlačítko/odkaz Registrace do Systému Administrace. (Buďte přitom přihlášeni v SA — viz Scénář 1.)
  3. Zobrazí se obrazovka Detail zařízení — registrace zařízení je dokončena.
  4. Pro ověření role otevřete Menu → Seznam uživatelů, vyberte zařízení a dvojklikem na svém řádku otevřete detail uživatele — měli byste mít přiřazenou roli Pověřená osoba.

Pokud zpráva do datové schránky nedorazí, případně po kliknutí na odkaz z PDF vidíte jen obecnou úvodní obrazovku „Vítejte v Systému Administrace" (a v Menu se nabízí pouze „Registrace zařízení"): registrace zařízení se nedokončila. Systém sice může zobrazit hlášku „Pozvánka byla odeslána", to však samo o sobě nezaručuje doručení zprávy do datové schránky. Neopakujte registraci opakovaně — obraťte se na podporu Systému Administrace a uveďte IČO zařízení; podpora ověří stav registrace a doručení pozvánky.

Výsledek: Zařízení je registrováno a má vyplněný profil; údaje dále spravujete přes Menu → Profil instituce.

Profil instituce – přehled registrovaných zařízení

Scénář 3: Přiřazení oprávnění osobám a pozvánky (vč. role Zástupce a Školitel)

Kroky:

  1. Vpravo nahoře Menu → Seznam uživatelů; nahoře vyberte Instituci (1). (Nabízejí se jen instituce, ke kterým má přihlášený uživatel oprávnění správy.)

Seznam uživatelů

  1. Klikněte na Přidat uživatele, vyberte roli (např. Zástupce pověřené osoby, Školitel, Referent vzdělávání), vyplňte pole e‑mail — lze zadat i více e‑mailových adres najednou (max. 10) pro hromadné pozvání — a klikněte na Odeslat pozvánku (2).

Přidat uživatele – role a pozvánka

  1. Pozvaná osoba dokončí registraci přes NIA a je propojena s institucí. (Tento krok provádí pozvaný uživatel mimo systém — přes e‑mailovou pozvánku a NIA; pozvánka je platná 7 dní.)

Výsledek: Osoby mají přiřazené role a přístup do systému za zařízení.

Uživatel s přiřazenou rolí v seznamu

Přehled všech odeslaných pozvánek je dostupný v části Přehled odeslaných pozvánek; uživatelé, kteří pozvánku již přijali, jsou vidět přímo v Seznamu uživatelů (dvojklik na řádek otevře detail).

Nedorazila‑li pozvánka adresátovi — v Přehledu odeslaných pozvánek je vedena ve stavu Čeká na přijetí, ale e‑mail nepřišel ani do složky nevyžádané pošty a ani po opakovaném odeslání — zkontrolujte nejprve správnost zadané e‑mailové adresy. Je‑li adresa v pořádku, jde o problém s doručením, který nemá samoobslužné řešení; kontaktujte podporu Systému Administrace a uveďte e‑mail adresáta, přidělovanou roli a datum posledního odeslání pozvánky. (Týká se i pozvánky pro osobu, která už v systému účet má — např. přidání role Školitel stávajícímu uživateli.)

Roli lze uživateli kdykoli odebrat kliknutím na červený odpadkový koš u role — role ze seznamu nezmizí, jen je jí doplněno datum a čas ukončení platnosti; změna je platná okamžitě.

Roli Osoba v zařízení (vazba fyzické osoby na zařízení) takto z pozice pověřené osoby odebrat nelze. Potřebujete‑li osobu od zařízení trvale odpojit (např. po ukončení pracovního poměru), kontaktujte podporu Systému Administrace. Zároveň platí, že osobu vedenou jako kontaktní osobu u již podaných žádostí nelze u těchto žádostí svépomocí nahradit jinou osobou — i tuto změnu řeší podpora.

Roli Zástupce pověřené osoby může přiřadit pouze pověřená osoba. Roli Pověřená osoba nelze nikomu přidat ani změnit ručně — vzniká výhradně procesem onboardingu (Scénář 2); pro změnu pověřené osoby kontaktujte podporu Systému Administrace.

Školitel po přijetí pozvánky musí v systému ještě vyplnit a publikovat svůj životopis (viz manuál Školitel – AZ), než jej lze přiřadit k žádosti o akreditaci.

Scénář 4: Žádost o akreditaci (vytvoření, odeslání, vypořádání připomínek)

Kroky:

  1. V menu Akreditace → Nová žádost vyplňte hlavičku žádosti a klikněte na Vytvořit žádost (1). Formulář má tato pole:

Vytvořit žádost o akreditaci

  1. Po vytvoření se otevře detail žádosti rozdělený do sekcí, které postupně projdete a vyplníte: - Oprávnění k poskytování zdravotních služeb — údaje se doplní automaticky z registrů (ARES, NRPZS); zkontrolujte zejména tabulku Statutární zástupci se sloupci Typ statutárního zástupce, Jméno, Příjmení, Název, Adresa, Název statutárního orgánu, Zástupce statutárního orgánu (viz upozornění níže). Na téže stránce je i sekce Místa poskytování zdravotnických služeb — chybějící místo doplníte tlačítkem Přidat místo poskytování. - Smluvní zajištění — přidejte smluvní zařízení tlačítkem Přidat smluvní zařízení po výběru z nabídky (lze i mimo žádost — viz Samostatné přidání smluvního zařízení níže). - Zabezpečení vzdělávání — u jednotlivých kurzů a stáží doplňte Personální zabezpečení (přiřaďte školitele / lektory). - Přílohy a životopisy školitelů — nahrajte požadované dokumenty; životopisy školitelů musí být předem vyplněné a publikované (viz manuál Školitel – AZ).
  2. Vyplněnou žádost odešlete tlačítkem Odeslat žádost.
  3. Na připomínky ministerstva reagujte jejich vypořádáním a žádost znovu odešlete.

(Vyplnění obsahu, odeslání i vypořádání připomínek probíhá v navazujícím workflow; vypořádání připomínek se zpřístupní až po jejich vrácení z MZd. Celý tok shrnuje schéma níže.)

Některá tlačítka ve formuláři žádosti vypadají neaktivně, ale fungují. Zejména v sekcích Smluvní zajištění (tlačítko Přidat smluvní zařízení po výběru zařízení z nabídky) a Zabezpečení vzdělávání (tlačítka Personální zabezpečení u kurzů a stáží) se tlačítko zobrazuje šedě/vybledle, jako by bylo nedostupné. Přesto je funkční — klikněte na ně; akci systém provede a potvrdí hláškou.

Zůstává‑li tlačítko Odeslat žádost trvale neaktivní a systém nezobrazí žádnou chybovou hlášku, zkontrolujte v sekci Oprávnění k poskytování zdravotních služeb tabulku Statutární zástupci. Je‑li prázdná („Nebyly nalezeny žádné výsledky") přesto, že automatické validace (ARES, NRPZS) proběhly úspěšně, nelze ji doplnit ručně — obraťte se na podporu Systému Administrace a uveďte číslo žádosti.

Zkontrolujte vygenerovaná PDF žádosti — jak Vzdělávací plán, tak úvodní dokument žádosti o udělení akreditace. Objevují se v nich tyto vady: u teoretických kurzů bývá místo zařízení, které výuku skutečně zajišťuje (typicky IPVZ), chybně uvedeno vlastní zařízení žadatele; v úvodním dokumentu mohou zůstat pole Jméno statutárního zástupce, Název statutárního orgánu, Telefon, Email nevyplněná (obsahují text „Má se vyplnit automaticky"); a mezi smluvními zařízeními může být navíc chybně uvedeno i vlastní zařízení žadatele. Nic z toho nelze opravit svépomocí — kontaktujte podporu Systému Administrace a uveďte číslo žádosti (jinak hrozí, že ministerstvo bude žádost posuzovat podle chybného či neúplného podkladu).

Výsledek: Žádost o akreditaci je podána a prochází workflow na MZd.

Diagram 1

Správní poplatek za akreditaci

Za podání žádosti o akreditaci se hradí správní poplatek ve výši 1 000 Kč na účet MZd ČR 3711‑0002528001/0710, variabilní symbol = IČ žadatele. K žádosti je povinnost doložit potvrzení o úhradě.

Sledování stavu žádostí a přehled akreditací

Podané žádosti i udělené akreditace zařízení sledujete v jednom přehledu:

  1. V menu Akreditace → Seznam akreditací (položka Žádosti o akreditace vede na tentýž přehled) se zobrazí tabulka všech žádostí a akreditací vaší instituce. Přehled má tyto sloupce:

Číslo žádosti · Název akreditace · Datum podání · Obor · Spec. vzdělávání · IČO · Instituce · Místo poskytování · Stav akreditace · Platnost do · L/NL · T/T+P

  1. Ve sloupci Stav akreditace vidíte, v jaké fázi se každá žádost nebo akreditace nachází; ve sloupci Platnost do dobu platnosti udělené akreditace.
  2. Tabulku lze řadit kliknutím na záhlaví kteréhokoli sloupce a filtrovat přímo v jeho záhlaví. Zobrazené sloupce upravíte tlačítkem Sloupce, aktivní filtry zrušíte tlačítkem Vymazat filtry. Zkratky ve sloupcích: L/NL = obor lékařský / nelékařský, T/T+P = rozsah teoretická / teoretická + praktická část.
  3. Kliknutím na řádek otevřete detail akreditace. V jeho hlavičce najdete pohromadě: obor a číslo akreditace, ID žádosti, datum podání, stav, spisovou značku, kontaktní osobu (jméno, e‑mail, telefon), korespondenční adresu, název a adresu zařízení, telefon zařízení, druh akreditace (teoretická / teoretická i praktická), IČO, věstník a statutární zástupce. Pod hlavičkou jsou Části žádosti.
  4. Novou žádost lze z tohoto přehledu založit i přímo tlačítkem Nová žádost.

Výsledek: Pověřená osoba má přehled o stavu všech podaných žádostí i o platnosti udělených akreditací zařízení.

Samostatné přidání smluvního zařízení k instituci

Smluvní zařízení lze k instituci přidat i mimo konkrétní žádost o akreditaci:

  1. V menu Akreditace → Nové smluvní zařízení vyberte instituci.
  2. Klikněte na Přidat smluvní zařízení a z rozbalovacího seznamu vyberte smluvní zařízení.
  3. Zadejte typ smlouvy, datum platnosti, nahrajte potřebné dokumenty a klikněte na Uložit.

Smluvní zařízení – výběr instituce a Přidat smluvní zařízení

Výsledek: Smluvní zařízení je přidáno k instituci a je dostupné k výběru při vyplňování žádosti o akreditaci (sekce Smluvní zajištění).

Samostatné přidání lektora na seznam lektorů instituce

Lektora lze na seznam přidat i mimo konkrétní žádost o akreditaci:

  1. V menu Akreditace → Seznam školitelů a lektorů klikněte na záložku Lektoři.
  2. Klikněte na Přidat lektora.
  3. Vyplňte údaje k lektorovi, nahrajte životopis a diplom a klikněte na Uložit.

Seznam školitelů a lektorů – záložka Lektoři s tlačítkem Přidat lektora

Výsledek: Lektor je na seznamu lektorů instituce a je dostupný k výběru v Personálním zabezpečení žádosti o akreditaci.

Scénář 5: Pozvánka školence a přidělení školitele

Kroky:

  1. V menu Školenci a školitelé → Seznam školenců klikněte na Přidat eIndex školence (1).

Seznam školenců – Přidat eIndex školence

  1. Zadejte e‑mail školence → Načíst školence → vyberte Zařízení a Pracoviště → Odeslat pozvánku školenci (2).

Přidat eIndex školence – pozvánka

  1. Po přijetí pozvánky školencem (přes e‑mail a NIA) otevřete jeho Detail e‑Indexu a klikněte na Přidat školitele; vyberte jméno školitele z nabídky a klikněte na Pozvat školitele. (Přidělení školitele se zpřístupní až po přijetí pozvánky školencem — to provádí školenec mimo systém.)
  2. Přiřazení školitele je dokončeno až po potvrzení pozvánky školitelem — školitel obdrží na e‑mail odkaz a potvrzuje jej stejně jako školenec (mimo systém).

Výsledek: Školenec je v zařízení a má přiděleného školitele.

Notifikace: Přidělení nové stáže ke schválení

Když je školenci na e‑Indexu naplánována nová stáž vyžadující schválení, obdrží odpovědný uživatel zařízení (pověřená osoba, referent vzdělávání nebo školitel) e‑mailovou notifikaci.

  1. Otevřete e‑mail s notifikací a klikněte na odkaz.
  2. Zobrazí se obrazovka Seznam stáží ke schválení; kliknutím na číslo e‑Indexu otevřete detail stáže.
  3. Na konci řádku dané stáže klikněte na tlačítko Schválit.

Seznam stáží ke schválení

Výsledek: Stáž je schválena.

Scénář 6: Náhled na e‑Index školence a životopisy školitelů

Kroky:

  1. Ze Seznamu školenců otevřete školence → Detail e‑Indexu (bloky Kmen / VSV, karty Stáže/Kurzy/Výkony/Akce) (1).

Detail e‑Indexu školence

  1. Životopisy školitelů najdete přes Akreditace → Seznam školitelů a lektorů (2). Přehled má dvě záložky — Školitelé a Lektoři — a sloupce ID, Školitel, Zařízení, Počet platných akreditací, Počet rozpracovaných akreditací, Životopis, Vytvoření životopisu a Verze životopisu. Nového školitele pozvete tlačítkem Přidat školitele; stav rozeslaných pozvánek sledujete přes Přehled odeslaných pozvánek.

Seznam školitelů a lektorů

Sloupce Počet platných akreditací a Počet rozpracovaných akreditací ukazují, u kolika akreditací je školitel veden — hodí se při kontrole, zda lze školitele odebrat nebo zda je jeho životopis ještě potřeba.

Výsledek: Pověřená osoba má přehled o vzdělávání školenců (e‑Index) a podkladech pro akreditaci (životopisy školitelů) — viz snímky výše.

Další přehledy dostupné v menu

Kromě výše popsaných úkonů má pověřená osoba v horním menu k dispozici i tyto přehledy:

Pojmy

← Zpět na přehled manuálů