Systém Administrace
← Zpět na přehled manuálů⬇ Stáhnout PDF

Manuál: Referent pro účastnické žádosti – PO

Instituce: Pověřená organizace (PO)
Role: Referent pro účastnické žádosti

Manuál je samonosný. Společné scénáře viz manuál Společné funkcionality. Role má užší rozsah než Garant vzdělávání — menu: Školenci a školitelé · Zkoušky · Žádosti (+ Profil instituce, Registrace zařízení). Nemá Akreditace, Kurzy a stáže ani Seznam uživatelů.

Co referent pro účastnické žádosti dělá

Scénář 1: Přihlášení

  1. Otevřete adresu Systému Administrace https://sysa.mzd.gov.cz/.
  2. (1) Identita občana — doporučeno: klikněte na modré tlačítko Identita občana a ověřte se přes NIA (např. Bankovní identita).
  3. (2) nebo Email + Heslo: vyplňte Email a Heslo a klikněte na Přihlásit.

Přihlášení

Hlavní obrazovka po přihlášení (nabídka dle role)

Scénář 2: Zpracování účastnických žádostí a zařazení školence

Předpoklady: Školenec podal vyplněnou žádost (např. žádost o zařazení do základního oboru specializačního vzdělávání). Bez podané žádosti nelze vydat e‑Index.

Kroky:

  1. V menu Žádosti otevřete Seznam žádostí (případně Účastnické žádosti). Systém zobrazí přehled žádostí dostupných pro vaši organizaci a roli.

V menu Žádosti je vedle Seznamu žádostí i položka Žádosti EZP — vede na týž typ přehledu účastnických žádostí. Nad tabulkou jsou ovládací prvky Sloupce (výběr zobrazených sloupců), Vymazat filtry, Pohledy (uložení vlastní kombinace filtrů) a přepínač Zobrazit pouze žádosti za poslední rok, který je ve výchozím stavu zapnutý — starší žádosti se zobrazí až po jeho vypnutí. Kromě stavu žádosti přehled ukazuje i sloupce Stav posudku, Omluvenka a Stav Omluvenky.

  1. Vyhledejte žádost a otevřete ji dvojklikem na řádek. V detailu žádosti klikněte na tlačítko Detail školence.
  2. Otevře se Detail školence se dvěma přehledy — Zařazení (Pověřená organizace · Obor · Kmen · Zařazen od · Zařazen do · e‑Index · Stav · Zařízení · Školitel) a Žádosti (Číslo žádosti/Externí ID · Instituce · Žádost · Aktuální stav). U žádosti, ze které se má e‑Index vydat, klikněte na Vydat eIndex.

Tlačítko Vydat eIndex je u konkrétního řádku žádosti, ne nad celým přehledem — a zobrazí se jen u žádostí, ze kterých lze e‑Index vydat.

  1. Otevře se okno Zařazení školence. Vyberte Typ pracovníka * a klikněte na Načti — systém doplní zbytek formuláře.
  2. Doplňte Pověřená organizace * (nabízí se jen organizace, pro které máte oprávnění), Obor *, Kmen * a Datum zařazení od *. Podle situace zaškrtněte: - Bez povinnosti kmene — u školenců, pro které kmen není povinný (zubní lékaři, nebo těm, kterým byl kmen uznán), - Rekvalifikant — u školenců, kteří již absolvovali základní kmen a v daném oboru pokračují ve vlastním specializovaném výcviku.
  3. Klikněte na modré tlačítko Potvrdit zařazení.

V nabídce oboru nemusí být všechny obory. Systém u pole upozorňuje: „V seznamu jsou zobrazeny pouze obory, pro které je aktuálně možné vydat e‑Index. Další obory budou zpřístupňovány postupně." Chybí‑li obor, který potřebujete, nejde o chybu — e‑Indexy se uvolňují po oborech.

Detail zařazení školence

Výsledek: Systém zobrazí Detail školence; žádost je zpracována a školenci je vydán e‑Index.

Scénář 3: Náhled na školence a e‑Index

Kroky:

  1. V menu Školenci a školitelé → Seznam školenců otevřete školence → Detail e‑Indexu.

Detail e-Indexu

Výsledek: Referent má náhled na průběh vzdělávání školence.

Scénář 4: Založení nového termínu zkoušky

Předpoklady: Referent je přihlášen a má oprávnění zakládat termíny zkoušek pro svou organizaci.

Kroky:

  1. V horním menu Zkoušky zvolte Termíny zkoušek. Systém zobrazí přehled termínů dostupných pro vaši roli a organizaci. (Menu Zkoušky obsahuje také Seznam komisařů a Omluvenky — viz Scénář 9.)

Menu Zkoušky a přehled termínů zkoušek

Přehled má sloupce Zařízení · Typ zkoušky · Obor · Stav · Počet přihlášených · Počet absolventů · Plánované datum od · Plánované datum do · Skutečné datum od · Skutečné datum do. Řadí a filtruje se po sloupcích; filtry zrušíte tlačítkem Vymazat filtry.

Ve sloupci Typ zkoušky se nezobrazuje typ z filtru (Kmenová · Atestační · Nástavbová · Atestační nelékaři), ale název zkoušky odvozený z kmene nebo oboru — u kmenových zkoušek například anesteziologický, u atestačních Chirurgie. Filtr v záhlaví sloupce a hodnota v něm zobrazená jsou tedy dvě různé věci; pro výběr podle druhu zkoušky použijte filtr, pro rozlišení konkrétní zkoušky sloupce Typ zkoušky a Obor.

  1. Pro založení nového termínu klikněte na tlačítko Vytvořit termín v levé horní části obrazovky.
  2. Systém otevře obrazovku Nový termín zkoušky. Vyplňte Typ pracovníka * — podle této hodnoty systém omezuje nabídku typů zkoušek i navazujících polí.
  3. Zvolte Typ zkoušky * — Kmenová, Atestační, nebo Nástavba. Formulář se podle této volby překreslí a přibudou navazující pole: u kmenové zkoušky se objeví Základní kmen * a po jeho vyplnění se stane povinným i Specializační obor *; nabídka oborů se omezí na ty, které ke zvolenému kmeni patří. Pole vyplňujte v tomto pořadí — nabídka pole Zařízení zůstane prázdná, dokud nevyberete i specializační obor.

U kmenové zkoušky ověřte, že se termín školencům skutečně nabízí. Termín vypsaný ve stávající verzi se v přihlášce ke kmenové zkoušce nemusí zobrazit; v přehledu termínů to poznáte podle sloupce Obor — u funkčních kmenových termínů je v něm uveden kmen, nikoli specializační obor. Pokud se termín školencům nenabízí, obraťte se na podporu Systému Administrace a uveďte číslo termínu.

  1. V poli Zařízení * vyberte zařízení, pro které chcete zkoušku vypsat. (Nabízejí se jen zařízení, ke kterým máte oprávnění — u referenta jedné fakulty je tedy volba jediná.)
  2. Doplňte Adresu konání, Místo konání (nápověda uvádí např. číslo místnosti, patro, budova) a Poznámku — slouží k jednoznačné identifikaci termínu pro pracovníky fakulty i pro školence.
  3. Zadejte Plánované datum od a Plánované datum do. Formulář obsahuje ještě druhou dvojici Skutečné datum od / do — ta se vyplňuje až podle reálného průběhu zkoušky, při zakládání termínu ji nechte prázdnou.
  4. K termínu můžete připojit dokument Pokyny ke zkoušce — soubor přetáhněte do vyznačené plochy, nebo použijte tlačítko Nahrajte ze zařízení. Pokyny se zpřístupní přihlášeným školencům.
  5. Klikněte na Vytvořit termín. Formulář lze opustit bez uložení tlačítkem Zrušit.

Formulář Nový termín zkoušky

Název zkoušky se nezadává — systém jej odvozuje z vybraného oboru nebo kmene a zobrazuje ve sloupci Typ zkoušky v přehledu termínů. Formulář rovněž neobsahuje pole Kapacita; počet přihlášených se sleduje ve stejnojmenném sloupci přehledu termínů.

Chybí‑li některý povinný údaj, systém termín nevytvoří, zobrazí hlášku „Vyplňte prosím povinné položky." a u dotčeného pole doplní „Povinné pole.". Zkontrolujte zejména Typ pracovníka, Typ zkoušky a Zařízení.

Výsledek: Systém uloží údaje a vytvoří nový termín zkoušky ve stavu Návrh.

Nově založený termín je ve stavu Návrh a školenci se ve výběru termínů v přihlášce ještě nezobrazuje. Aby se termín nabídl k přihlašování, je nutné doplnit údaje a termín vypsat (viz Scénář 5).

Scénář 5: Doplnění údajů a vypsání termínu zkoušky

Předpoklady: Termín je založen a je ve stavu Návrh (viz Scénář 4).

Kroky:

  1. Otevřete detail termínu zkoušky ve stavu Návrh — systém jej zobrazí ihned po vytvoření, případně jej otevřete ze seznamu Termíny zkoušek dvojklikem na řádek.
  2. Klikněte na tlačítko Editovat. Otevře se formulář s poli Adresa konání, Místo konání, Plánované datum od / do a Skutečné datum od / do.
  3. Doplňte Plánované datum od i Plánované datum do. Dvojici Skutečné datum od / do nechte prázdnou — vyplňuje se až podle reálného průběhu zkoušky. Změny uložte tlačítkem Uložit (tlačítkem Storno se editace opustí bez uložení).
  4. Po uložení se hodnoty ihned promítnou do detailu; u data se zobrazí také poslední den pro přihlášení ke zkoušce.
  5. Ověřte, že je termín stále ve stavu Návrh — v tomto stavu je ve spodní liště dostupné tlačítko Vypsat termín.
  6. Klikněte na Vypsat termín. Systém zobrazí okno Potvrdit vypsání termínu s dotazem „Opravdu chcete potvrdit vypsání termínu?" — potvrďte tlačítkem Potvrdit vypsání. Termín přejde do stavu Vypsaný a systém to oznámí hláškou „Termín byl vypsán."

Termín ve stavu Návrh i Vypsaný lze zrušit tlačítkem Zrušit termín → okno Potvrdit zrušení termínu → Potvrdit zrušení; systém potvrdí hláškou „Termín byl zrušen." Zrušený termín se školencům dále nenabízí.

V detailu termínu jsou dále tlačítka Přidat komisaře (Scénář 10), Export účastníků a Nahrajte ze zařízení pro doplnění dokumentu Pokyny ke zkoušce.

Poslední den pro přihlášení je 60 dní před plánovaným datem konání — systém jej dopočítá sám a zobrazí v detailu termínu v sekci Datum a čas konání (u termínu plánovaného na 10. 11. 2026 vyjde 11. 9. 2026). Zakládáte‑li termín, který se má nabídnout k přihlašování, musí být plánované datum více než 60 dní v budoucnosti — jinak by lhůta pro přihlášení uplynula dřív, než termín vypíšete, a školenci se na něj nebudou moci přihlásit.

Co detail termínu obsahuje. Kromě údajů o termínu jsou v detailu tři tabulky:

Detail termínu zkoušky ve stavu Návrh — se spodní lištou akcí (Vypsat termín, Zrušit termín)

Výsledek: Termín je ve stavu Vypsaná a od této chvíle se zobrazuje školencům ve výběru termínu v přihlášce ke zkoušce.

Scénář 6: Zpracování a schválení přihlášky ke zkoušce

Předpoklady: Termín je vypsán a školenec podal přihlášku ke zkoušce (vybral vypsaný termín a žádost odeslal pověřené organizaci).

Kroky:

  1. V menu Žádosti zvolte Seznam žádostí. Systém zobrazí přehled žádostí dostupných pro vaši organizaci a roli.
  2. Vyhledejte přihlášku ke zkoušce a otevřete ji kliknutím na řádek nebo na odkaz žadatele.
  3. V detailu přihlášky klikněte na tlačítko Kontrolovat žádost.
  4. Systém zobrazí potvrzovací okno — po potvrzení přejde žádost do fáze kontroly.
  5. Je‑li žádost v pořádku, klikněte na tlačítko Schválit žádost.
  6. V okně Schválení žádosti podle potřeby nahrajte finální dokument a klikněte na Schválit a odeslat.

Detail přihlášky ke zkoušce (stav Kontrola správnosti) — akce Schválit žádost / Požadavek na doplnění žádosti / Zamítnout žádost

V Detailu přihlášky ke zkoušce jsou nahoře údaje žadatele a stav žádosti; v akční liště jsou dostupné akce Schválit žádost, Požadavek na doplnění žádosti, Odeslat garantovi, Stáhnout všechny přílohy, Poznámka zpracovatele, Tisk a Zamítnout žádost. Snímek zachycuje přihlášku ve stavu Kontrola správnosti (po provedené kontrole). U přihlášky ve stavu Podaná je v liště místo schvalovacích akcí nejprve tlačítko Kontrolovat žádost (krok 3).

Vyžadujete‑li po žadateli doplnění (místo schválení zvolíte Požadavek na doplnění žádosti): sekce žádosti nejsou při vracení standardně zamykány, takže žadatel může doplnit vše potřebné. Chcete‑li přesto některou sekci před vrácením uzavřít, přepněte u ní ikonu zámku ještě ve stavu Kontrola správnosti — po vrácení k doplnění už zámek přepnout nelze. Sekci proto zamykejte jen tehdy, když do ní žadatel opravdu nemá zasahovat.

Výsledek: Přihláška je schválena, žadatel je o výsledku informován v systému a zkouška se školenci zpřístupní v části Moje zkoušky. Školenec se současně objeví v Seznamu přihlášených účastníků v detailu termínu.

Přípravu přihlášky školencem (i před vypsáním termínu) a zobrazení schválené zkoušky v části Moje zkoušky popisuje manuál Školenec.

Scénář 7: Potvrzení odeslání pozvánek a ukončení termínu

Předpoklady: Přihláška je schválena a školenec je uveden v seznamu přihlášených účastníků v detailu termínu.

Kroky:

  1. V detailu termínu zkoušky zkontrolujte Seznam přihlášených účastníků a klikněte na tlačítko Potvrdit odeslání pozvánek.
  2. Potvrďte akci v potvrzovacím okně.
  3. Po potvrzení je termín veden ve stavu, ve kterém je dostupná akce Ukončit termín.
  4. Po proběhnutí zkoušky klikněte na tlačítko Ukončit termín a potvrďte.
  5. Systém termín ukončí; od této chvíle je možné zadávat hodnocení účastníků.

Výsledek: Pozvánky jsou v systému evidovány jako odeslané a termín je po zkoušce ukončen.

Vlastní odeslání pozvánek probíhá mimo Systém Administrace. Tlačítko Potvrdit odeslání pozvánek pouze zaznamená, že pozvánky byly mimo systém odeslány.

Scénář 8: Zadání výsledku a odeslání hodnocení

Předpoklady: Termín je ukončen (viz Scénář 7).

Kroky:

  1. V Seznamu přihlášených účastníků klikněte na ikonu tužky u příslušného školence — systém otevře okno pro zadání hodnocení.
  2. Vyberte stav zkoušky; podle zvoleného stavu systém zobrazí další povinná pole. Pro zadání výsledku zvolte hodnotu Výsledek zkoušky zadán.
  3. Vyplňte Číslo pokusu (povinné) a v poli Výsledek zkoušky vyberte hodnotu Prospěl nebo Neprospěl.
  4. V části Protokol nahrajte dokument k výsledku zkoušky (ze zařízení nebo přetažením do vyznačené oblasti).
  5. Klikněte na tlačítko Uložit — hodnocení se uloží k účastníkovi a v seznamu se zobrazí jeho stav a výsledek.
  6. Po zadání hodnocení u všech účastníků klikněte na tlačítko Odeslat hodnocení a potvrďte.

Výsledek: Výsledky jsou zpřístupněny účastníkům v jejich detailu zkoušky.

Tlačítko Odeslat hodnocení je dostupné až tehdy, když mají hodnocení zadané všichni účastníci termínu. Výsledek zkoušky zapisuje do systému pracovník pověřené organizace / fakulty (referent, případně garant vzdělávání podle rozdělení kompetencí v organizaci). Člen atestační komise se podílí na hodnocení školence u zkoušky, ale výsledek do systému nezadává (viz manuál Člen atestační komise – PO).

Detail termínu zkoušky (stav Ukončený) – Seznam přihlášených účastníků s hodnocením a Složení komise

V Detailu termínu zkoušky (stav Ukončený) je nahoře Seznam přihlášených účastníků se sloupci Školenec · Účast · Číslo pokusu · Hodnocení (omluva) · Protokol/Omluva · Omluvenka; u každého účastníka je ikona tužky pro zadání hodnocení a v hlavičce sekce tlačítka Export účastníků a Odeslat hodnocení. Dole je sekce Složení komise (viz Scénář 10).

Scénář 9: Zobrazení a zpracování omluvenky z pohledu fakulty

Předpoklady: Školenec přihlášený ke konkrétnímu termínu (se schválenou přihláškou ke zkoušce) podal žádost o omluvu z konání zkoušky (omluvenku).

Podání omluvenky z pohledu školence popisuje manuál Školenec; zde je popsáno její zpracování pověřenou organizací. Žádost o omluvu se zobrazuje na třech místech: v samostatné agendě Zkoušky → Omluvenky (viz menu na snímku ve Scénáři 4), v Seznamu žádostí (menu Žádosti), kde se zpracovává standardně jako ostatní žádosti, a v detailu termínu zkoušky u konkrétního přihlášeného účastníka — v části Seznam přihlášených účastníků je ve sloupci Omluvenka uvedeno číslo žádosti o omluvu a její aktuální stav.

Pozn.: Zpracování konkrétní omluvenky vyžaduje školence s přihláškou k termínu a podanou žádostí o omluvu; v testovacích datech taková omluvenka není k dispozici, proto zde nejsou krokové snímky detailu žádosti.

Kroky:

  1. V detailu termínu klikněte ve sloupci Omluvenka na číslo žádosti (omluvenku lze otevřít i ze Seznamu žádostí). Systém otevře detail žádosti o omluvu — jsou zde údaje žadatele, číslo žádosti, datum a čas návrhu nebo podání žádosti a její aktuální stav. U podané žádosti jsou dostupné akce Kontrolovat žádost, Stáhnout všechny přílohy, Poznámka zpracovatele, Tisk a Zavřít.
  2. Žádost o omluvu zpracujte standardním postupem podle oprávnění a stavu žádosti: klikněte na Kontrolovat žádost a po kontrole žádost schvalte (obdobně jako přihlášku ke zkoušce, viz Scénář 6).

Výsledek: Po schválení žádosti systém automaticky změní stav přihlášení účastníka ke zkoušce na Omluven. V detailu termínu v části Seznam přihlášených účastníků se u účastníka ve sloupci Hodnocení (omluva) zobrazí hodnota Omluven a ve sloupci Omluvenka zůstává odkaz na žádost, doplněný o stav Schválena.

Dokud omluvenka není schválena, zobrazuje se u termínu pouze informace o existující omluvence. Samotné podání žádosti stav přihlášení účastníka nemění — účastník je veden jako Omluven teprve po schválení žádosti pověřenou organizací.

Scénář 10: Seznam komisařů a složení komise termínu

Kroky:

  1. V menu Zkoušky otevřete Seznam komisařů — přehled osob vedených v systému jako komisaři (jméno, obory, město, počet zkoušek, nejbližší zkouška, status). Detail komisaře zobrazuje obory, pro které jej lze ke zkoušce přidat, a přehled zkoušek, kterých se účastnil jako člen komise.

Seznam komisařů

  1. Složení komise se eviduje v detailu termínu zkoušky v sekci Složení komise (viz snímek u Scénáře 8) — tlačítkem Přidat komisaře přidáte komisaře (nabízejí se pouze komisaři s oprávněním pro daný obor zkoušky), u každého člena je ikona tužky (úprava, např. Typ člena / Jmenován za) a tlačítko Odebrat komisaře. Sloupce: Jméno a příjmení · Typ člena · Jmenován za · Obor.

Výsledek: K termínu je evidováno složení komise.

Práce se složením komise a seznamem komisařů je primárně v gesci člena atestační komise; seznam komisařů je v gesci MZ ČR a do Systému Administrace se pouze vkládá.

Celkový průchod referenta systémem

Diagram 1

Pojmy

← Zpět na přehled manuálů